Uno de los principales interrogantes a la hora de organizar un evento es la incertidumbre que ronda alrededor de la convocatoria. La pregunta que nos hacemos todos los Organizadores y a veces también clientes es: ¿Llenaremos el evento?
Para que este “virus de las sillas vacías” no se extienda durante toda la etapa de planificación, es importante tener en cuenta los siguientes puntos.
1. Pensar el mejor día, el mejor horario y la mejor sala.
En general, si planificamos con antelación no nos equivocamos.
Por ejemplo, llevar a cabo un evento de «motivación de personal» fuera del horario laboral es inadecuado. Organizar un Family Day en el mes de julio (vacaciones de invierno en argentina) tampoco es buena opción porque corremos el riesgo de que muchas familias no puedan asistir.
Elegir salas enormes para eventos pequeños o al revés, es otro grave error.
2. Confirmación de asistencia.
Para que todo salga como se lo ha planificado, es central que les comentemos a los invitados la importancia de que confirmen –o no– su presencia.
Una semana antes del evento recomiendo comunicarse -vía telefónica o por e-mail- con los invitados, para REconfirmar asistencia.
3. Lista de invitados.
Este listado elaborado en excel (no en word) deberá contemplar a las personas confirmadas y también incluir una suerte de “lista de espera”, a quienes podamos llamar la última semana o, por el contrario, que puedan llegar a asistir sin confirmación.
4. Check-in online obligatorio.
Se trata de una herramienta por la cual instamos a los invitados a registrarse en la página del evento como condición para participar. Sin el registro, no se permite el ingreso.
5. Colocar un 10% de sillas menos que las esperadas.
Si el espacio se llena, las tenemos listas para agregar de forma inmediata. Caso contrario, queda impecable el auditorio y evitamos esos huecos o espacios vacios que dan mala imagen.
Espero que te sirvan estos tips y los puedan tener en cuenta a la hora de organizar cualquier evento o reunión.
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Un abrazo, Yanela Biancardi
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