También llamada timing, la agenda de un evento tiene como objetivo guiar la secuencia cronológica de las
actividades.
Esta herramienta le permite al organizador establecer un horario para cada momento, tanto de inicio como de finalización; se debe realizar en la etapa de planificación y tener varias copias impresas el día del evento. Como decimos siempre, “la tecnología puede fallar, pero el papel es infalible”.
Puntos para tener en cuenta:
- Armar una planilla Excel con 3 columnas donde se indique: horario, actividad y
observaciones (esta última será un comodín, según el tipo de evento que estés
organizando). - Colocar el nombre del evento y la fecha.
- Repasar cada una de las etapas del evento y sus actores involucrados, para organizarlos
según prioridad o relevancia. - Comenzar por el horario de inicio de la primera actividad y luego ir adjudicando el
tiempo a cada momento planificado.
Los horarios tienen que estar ajustados con la mayor exactitud posible. Las palabras de apertura de una Jornada de Integración, por ejemplo, jamás podrían durar una hora. Un video institucional de una Fiesta de Fin de Año debe ser corto y contundente. Recomendamos analizar el “objetivo” del evento para incorporar las actividades y asignarles una duración adecuada.
Es importante que cada persona involucrada en el evento, sea cliente, proveedores o artistas, tengan una noción de la agenda completa para que ellos también puedan adecuar su participación. Ocultar información no sirve.
No dejes nada librado al azar, hasta el más mínimo detalle hará que, al final, el evento sea recordado por todos como una experiencia exclusiva. Con estas recomendaciones a mano y un trabajo ordenado y minucioso, el evento será un éxito.
En Yanela Biancardi – Eventos Corporativos ofrecemos Eventos Llave en Mano, para planificar, coordinar y realizar tu evento desde cero, Intervenciones, en donde participamos solo de algunos de los aspectos del encuentro, y/o Coordinación General para el día de la realización.
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Un abrazo, Yanela Biancardi
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