La organización de un evento no sólo implica planificar cada detalle relacionado a la decoración o el catering. Nunca debe olvidarse que se trabaja con y para personas, cuya integridad se ubica por encima de cualquier encuentro. Es por ello que el tema de la seguridad siempre debe ser analizado minuciosamente y con tiempo, para que nada quede librado al azar. Así, las contingencias podrán ser manejadas profesionalmente y con el mínimo riesgo.
Cómo evitar robos
Recomendamos siempre optar por hoteles de categoría o salones habilitados a la hora de elegir un espacio para un evento. Estos sitios cuentan con personal propio de seguridad y vigilancia, además de circuito cerrado de cámaras, lo cual minimiza las posibilidades de un hurto. Si indefectiblemente se produce, la logística propia del lugar dará paso a la rápida detección y detención del involucrado, en general sin que esto afecte la dinámica de la actividad que se está llevando a cabo –muchas veces los asistentes ni siquiera toman conocimiento del hecho-.
Si el lugar contratado para la fiesta o reunión no tiene trabajadores de seguridad, o por el contrario el cliente considera que quiere reforzar el sistema que le ofrecen, se puede recurrir a una agencia especializada. En este punto aconsejo acercarse a alguna firma con experiencia en eventos. También es recomendable pedir los CV de los empleados de seguridad que van a estar designados, para no encontrarnos con sorpresas relacionadas a la imagen o prácticas de los contratados.
El personal de seguridad designado para nuestro evento debe conocer al detalle el plan de evacuación de la locación, así como también la ubicación de las cámaras y matafuegos y las salidas de emergencia.
Por otra parte, la acreditación obligatoria evitará que desconocidos ingresen al predio.
Si se trata de un megaevento, se debe informar a la Policía de la localidad para que patrulle la entrada y alrededores.
Otros riesgos
Un evento no solo puede sufrir un robo. Existen distintos factores que podrían afectar la integridad de invitados y empleados. Ellos son:
- La comida: Nadie está exento de sufrir una intoxicación con alimentos sobre los que ha fallado la cadena de frío, por ejemplo. Desde Yanela Biancardi Eventos recomendamos siempre que el catering sea reconocido y que el cliente no escatime en este punto. También es necesario que los mozos conozcan al detalle el contenido de cada plato servido. Es de suma importancia informar con antelación las ubicaciones de personas con restricciones alimentarias.
- El equipamiento técnico: Es importante que se contrate una empresa que trabaje en el rubro, para evitar riesgos relacionados a la electricidad. Tampoco hay que olvidar la elegancia: cualquier persona puede tropezar y caer al intentar esquivar cables mal ubicados.
- Accidentes: Es necesario contratar un seguro por accidentes personales para todos los proveedores vinculados al evento. Además, los megaeventos deben contar con ambulancias a disposición.
- El tiempo: Siempre debe tenerse en cuenta un Plan B por si el tiempo no nos acompaña, tanto en los eventos pensados al aire libre como en los cerrados –las calles podrían inundarse y los invitados y/o proveedores nunca llegar-.
- El tránsito: Si pensamos trasladar a los participantes entre diferentes ciudades, hay que pensar en la posibilidad de demoras en el tránsito y retrase la apertura. Por ejemplo, el primer disertante de la mañana es clave para el éxito del evento.
- Una manifestación: Ciertos eventos políticos o empresariales pueden verse afectados por marchas o manifestaciones contrarias a su ideología. Es importante tener esto en cuenta al momento de pensar en el lugar, día y hora del evento y en el personal de seguridad que trabajará, para evitar cualquier inconveniente.
Algunas ideas para tomar conciencia y estar alerta. Espero que sean útiles para tu próximo evento.
Un abrazo, Yanela Biancardi
YB Eventos Corporativos lleva más de 10 años en el mercado concretando eventos exitosos y ayudando a sus clientes a superarse día a día. Hasta la fecha hemos trabajado con empresas como Federal Red, Havanatur, Manpower, Siaco, Invertir On Line, Afluenta, DHL, Grupo Clarín.
