Tu evento en 270°

Repasando algunos de los eventos más interesantes con los que tuve contacto en los últimos años, recordé uno que me impactó por lo original, y del cual me di cuenta que nunca les había hablado. Se trató de un congreso donde la relación disertante-público fue cercana, y en el que los asistentes pudieron disfrutar de los discursos en un espacio organizado para verlos en 270°. ¿Cómo es eso? Paso a contarles.

Según comentaron los OPE encargados del congreso, la intención de sus clientes era «estar más cerca del público, sentirse parte de él cuando realizaran las ponencias». Un nuevo desafío para los profesionales planners, que ya contaban con experiencia en el armado de este tipo de eventos pero nunca les habían pedido nada demasiado fuera de lo común.

Lo primero que vino a su mente fue la forma en que las estrellas de rock, en la actualidad, montan escenarios con plataformas que ingresan al sector del público. Hacia allí dirigieron sus ideas.

Así, llegaron a la conclusión de que lo mejor era estructurar el espacio de manera tal de que las sillas rodearan un apéndice, que sería la zona de disertación (al mismo nivel que los asientos), a la vez que se colocarían tres pantallas, una al frente y dos en los laterales, para que todos pudiesen disfrutar del evento. En síntesis, ofrecieron a los clientes un congreso en 270° (y debo decir que ellos quedaron encantados!):

Una vez finalizado el congreso, los OPE analizaron las ventajas y desventajas de esta novedosa organización. Entre las primeras, destacaron:

• Los colores, los recursos multimedia y las elecciones en interiorismo hicieron que la puesta en escena fuera espectacular y sorprenda a los asistentes, sobre todo porque pudieron tener al alcance de la mano a disertantes internacionales famosísimos en el tema.
• Como el público se siente mucho más integrado a la presentación, el nivel de atención logrado fue superior al de un congreso tradicional.
• Con los asientos dispuestos de esta manera, se efectivizó una eliminación de jerarquías (es común que en los eventos se reserven las primeras filas a las personas de mayor rango dentro de una empresa, o a los invitados especiales). Este sentimiento de igualdad cayó muy bien en el público en general.
• La ocupación racional de los espacios permitió marcar claramente las transiciones, además de mejorar la dinámica de las presentaciones.
• No obstante, no todo fue color de rosa. Los OPE identificaron algunos problemas en este novedoso modo de presentaciones:
• Exige un mayor espacio de montaje, ya que disponer el escenario en forma de apéndice sacrifica varias ubicaciones para espectadores.
• Triplicar las proyecciones encarece el presupuesto.
• Deja al disertante un poco expuesto; la visión en 270° le va a exigir más versatilidad. Es importante que, en un evento de este tipo, se cuente con ponentes que sean «sueltos» y sepan interactuar con el público.
• Será inevitable que, en algún momento, el disertante dé la espalda a los asistentes.

No obstante, y a pesar de todo esto, el resultado fue positivo. Se trató de una forma original de encarar un congreso. Si bien los costos fueron mayores, la idea me pareció genial para adaptar a la realidad argentina. ¡Espero haberlos inspirado!

Agradezco a Blog de UnitElements por el material